Home office a videokonference – jak na pracovní porady z domova

Pro mnoho z nás se v posledních týdnech stal domov kanceláří neboli home office. Základním pracovním nástrojem je zde internet a důležitým prostředkem komunikace s kolegy jsou videokonference. Aplikace pro videokonference tak díky tomu zaznamenaly historický nárůst počtu hovorů. Tento způsob vedení porad nezkušeným uživatelům ovšem přináší nemalé počáteční problémy. Počínaje výběrem vhodného oblečení, případnou koupí webkamery a jejím správným umístěním, vyřešením dostatečné kapacity internetového připojení či nastavením snesitelných pravidel spolupráce s dalšími členy rodiny konče. Zejména domluva s dětmi může v tomto směru někdy vyžadovat komunikační dovednosti na úrovni policejního vyjednavače. Nicméně jedna z prvních otázek, se kterou se čerství zájemci o video potýkají, zní, jaký software pro videokonference vlastně použít. V následujících odstavcích si probereme některé z oblíbených aplikací, které se pro videokonference využívají. Mimo jiné zjistíme, kde jsou ke stažení, jak funguje přihlášení a další důležité informace.

Karanténa v číslech: Češi dávají přednost uklízení před sexem!

Skype

Často bývá první volbou aplikace Skype, která patří společnosti Microsoft. Díky tomu je nyní standardní součástí softwarového vybavení většiny počítačů, tabletů i telefonů, čímž odpadá nutnost jejího stažení. Skype umí realizovat videohovory až pro 50 účastníků. Pro začátek hovoru není ani potřeba založit uživatelský účet a není tedy nutné přihlášení do aplikace. Stačí jen prostřednictvím webových stránek Skypu rozeslat e-mailové pozvánky s odkazem. Aplikace totiž umí pracovat i online ve webovém prohlížeči. Zajištění relativně kvalitní videokonference nabízí Skype zdarma. Cena aplikace začne hrát roli až v rozšířené nabídce služeb aplikace pro firmy. U Skypu se nově tato služba nazývá MS Teams a nabízí uživatelům širokou paletu možností vzájemné komunikace a sdílení dat i díky integraci s MS Office. Nezanedbatelné jsou jistě i vyšší video a audio kvalita hovorů. Pro vzdělávací instituce byla aplikace zdarma již delší dobu, nicméně Microsoft nyní, v souvislosti s aktuální situací ve světě, na nějakou dobu zdarma uvolnil aplikaci i pro firmy.

Koronavirus útočí na peněženky českých zaměstnanců: Karanténa je problém, říká odborář

Zoom

Další z aplikací, která v posledních týdnech díky skokovému zvýšení počtu zaměstnanců pracujících z domova zaznamenala dramatický nárůst uživatelů, je aplikace Zoom. Počty uživatelů rostly i konkurenci, nicméně Zoom získal až stovky procent. Tato aplikace byla již dříve oblíbená pro svou jednoduchost a přehlednost. Není potřeba se nikde registrovat, pro připojení do videokonference stačí pouze kliknout na zaslaný odkaz. Komunikovat najednou může až sto uživatelů a postačuje stažení aplikace pro počítač či pro mobil nebo využití aplikace online v prohlížeči Google Chrome. Zoom byl již dříve oblíbená aplikace pro firmy a v současnosti jej v některých zemích využívá dokonce i státní správa. Obrovský komerční úspěch v posledních týdnech však odhalil drobné problémy i některá bezpečnostní rizika, a zůstává tedy otázkou, jak se vedení společnosti s novou výzvou vyrovná. Pro běžné využití se však stále jedná o jednu z nejlepších aplikací.

Máte home office? Tyhle vychytávky usnadní vaši práci a zvednou vám náladu

Hangouts

Další značně rozšířenou aplikací pro videokonference je aplikace Hangouts od společnosti Google. Jedná se o poměrně jednoduchou a kvalitní aplikaci, která nicméně v základní verzi obsahuje pár omezení. Bezplatná aplikace umožňuje setkání až sta účastníků a není nutné ji instalovat, protože dobře funguje v prohlížeči. Pokud však účastníci nemají Google účet a jeho kancelářský balíček, může být překážkou omezení přenosu souborů. Verze aplikace pro firmy nebo pro náročnější uživatele, kde již hraje roli cena aplikace, je Hangouts Meet. Stačí přitom, když má placenou verzi moderátor, a ostatní účastníci se mohou připojit i bez registrace. Sympatická je provázanost s kalendářem a také možnost účasti ve videokonferenci bez internetu. Každá konference v této verzi totiž jako možnost pro zapojení generuje i telefonní číslo, což oceníte zejména v oblastech s pomalým připojením.

Karanténa, home office, uzavřené pracoviště nebo provozovna: Na jakou mzdu máte nárok?

Rady na závěr

Aplikací pro videokonference existuje celá řada a pro výběr jedné z nich je obvykle rozhodující, kterou z nich preferuje většina účastníků, případně kterou určí moderátor či organizátor. Naštěstí je instalace a využívání většiny těchto aplikací velmi intuitivní a u řady z nich stačí pouze kliknout například na zaslaný e-mailový odkaz a jste součástí hovoru, jako například u služby Whereby.

Naprosto základním faktorem pro efektivitu videokonference je však dostatečně rychlý internet. Kolísání kvality připojení a s tím spojené neustálé odpojování od hovoru může čas určený pro poradu všem zcela znehodnotit. Pokud v rodině například více členů tráví čas na internetu ve stejnou dobu, snažte se s nimi dohodnout, aby během vaší porady svou aktivitu omezili. Určitě nechcete, aby například videokonference, na které se zrovna snažíte vysvětlit svému šéfovi zásadní rozpory v jeho logickém uvažování, vypadla kvůli nějaké online hře. I když je třeba si přiznat, že taková snaha se obvykle příliš nedoporučuje ani při běžných poradách, natož na videokonferenci.